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Ein Zeiterfassungssystem für beide Seiten ein faires System zur Abrechnung und Erfassung von Pausen- und Arbeitszeiten. PERSONAL

Warum ein modernes Zeiterfassungssystem für Gerechtigkeit sorgen kann

Nennen wir ihn Michael M. M  ist seit acht Jahren bei einem größeren Mittelständler im Dienstleistungsbereich beschäftigt und war mit seiner Arbeit dort sehr zufrieden. Sein zugewiesener Arbeitsbereich machte ihm Freude und er arbeitete gern im Unternehmen brachte sich ein… bis, ja bis vor etwa einem Jahr sein Chef wechselte. Nun ist Frau D. sein neuer Boss. 

Irgendwie war vom ersten Tag an der Wurm drin, davon waren beide Seiten überzeugt, „D will mich weghaben“,  erzählt Michael von dem Versuch, über das Vehikel des Arbeitszeitbetruges, ihn aus dem Unternehmen hinauszukicken, obwohl in einer Betriebsvereinbarung Vertrauensarbeitszeit geregelt war. 

Solche Fälle sind keine Einzelfälle, denn Arbeitszeitbetrug ist der einzige Hebel einen Mitarbeiter sofort zu kündigen, wissen Arbeitsrechtler zu berichten. Ohne ein IT-basiertes Zeiterfassungssystem sei ein Beweis schwierig zu führen, übrigens sowohl von Arbeitnehmer-, als auch von Arbeitgeberseite. 

Nur auf den ersten Blick scheint durch die Einführung von elektronischen Zeiterfassungssystemen ein Vertrauensverlust gegenüber den Mitarbeitern zu entstehen, vor allem dann wenn viele Angestellte im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassungssystem die Mehrarbeit erst dann notieren, wenn sie meinen, das Maß der Erträglichkeit sei überschritten. 

Am Ende ist ein Zeiterfassungssystem für beide Seiten ein faires System zur Abrechnung und Erfassung von Pausen- und Arbeitszeiten. 

Nach der Einführung des Mindestlohngesetzes sind inzwischen einige Branchen dazu angehalten, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Zudem regelt § 16 Abs. 2 ArbZG  die Erfassung von Mehrarbeit, also von Überstunden.  Die zunehmende Digitalisierung mit neuen Arbeitszeitmodellen, Home-Office-Lösungen, Reiszeiten und vielem anderen mehr hat viele Unternehmen darüber nachdenken lassen, elektronische Zeiterfassungssysteme zu etablieren. Zumal diese modernen, IT-gestützten Lösungen auch die vielen händisch geführten Excel-Listen, die nach wie vor in vielen Abteilungen von mittelständischen Unternehmen geführt werden, überflüssig machen.

Da ein Arbeitszeitnachweis – vor allem bei tarifvertraglich geregelten Arbeitszeiten – auch in die Gehaltsabrechnung einfliesst, sollte man bei der Anschaffung einer neuen Software darauf achten, dass ein IT-basiertes Zeiterfassungssystem gleich die erforderlichen Daten, die für die Lohn- und Personalbuchhaltung erforderlich sind, mitliefert. Denn dann kann die manuelle Berechnung der Arbeitszeit entfallen und Überstundenkonten automatisch geführt und kontrolliert werden. Für die Steuerung des Personals ist ein zusätzliches Tool zur projektbezogenen Zuordnung der Mitarbeiterzeiten sinnvoll. Zudem ist die Personalabteilung von nervenaufreibenden Routinetätigkeiten entlastet.

Bei modernen Systemen sind die Mitarbeiter mit einem nutzerfreundlichen RFID Chip ausgestattet, den sie entweder im Eingangsbereich des Unternehmens oder in ihrer Fachabteilung an das Lesegerät des Zeiterfassungsterminals halten, zudem können die Mitarbeiter selbst Einblick in ihre geleisteten Arbeitszeiten, nebst Fehl- und Urlaubstage haben. Häufig sind übrigens die Chips auch mit einem Zugangskontrollsystem ausgestattet, so dass sensible Firmenbereiche, sei es beispielsweise in der Lebensmittelindustrie oder in der IT Industrie, nur kontrolliert zugänglich sind. Die Zutrittsrechte sollten sich einfach zentral zuweisen und schnell sperren lassen können.

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Journalist

Frank Tetzel

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