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Die Digitalisierung beeinflusst auch das Unterwegssein zunehmend und verändert, wie gebucht, gereist, gewohnt und konferiert wird. BUSINESS MOBILITY

Reiseorganisation mit digitaler Hilfe

Vor, während und am Ende einer Businessreise helfen digitale Tools und Technologien bei Planung und Durchführung. 

Mehr als 11 Millionen Reisende waren 2016 für ihr Business unterwegs. Trotz Videokonferenz und permanentem digitalem Austausch sei ein leichter Anstieg an Reisen gegenüber dem Vorjahr vor allem bei den großen Unternehmen zu verzeichnen, stellt der Verband Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR) in seiner Geschäftsreiseanalyse 2017 fest. Die persönliche Begegnung, so konstatiert der VDR weiter, bleibe in Zeiten virtueller Meetings wertvoll. Dennoch: Die Digitalisierung beeinflusst auch das Unterwegssein zunehmend und verändert, wie gebucht, gereist, gewohnt und konferiert wird.

Ob es nur um das Hotelzimmer während des Aufenthalts vor Ort oder die komplexere Buchung von Räumlichkeiten, Technik und Ausstattung für eine Konferenz oder Tagung geht: Wer früher detailliert freundliche Anfragen formulieren, auf Antworten warten und wieder reagieren musste, findet heute dank unterschiedlichster Portale auf einen Blick die Verfügbarkeiten der benötigten Räume online – in Echtzeit. Mit wenigen Klicks und der Eingabe der zentralen Daten lässt sich die Herberge für den Businessaufenthalt ebenso wie der Konferenzraum zügig in einem einzigen Vorgang buchen, Bestätigung inklusive. Vor Ort kann in vielen Hotels das eigene Smartphone bereits für etliche Abläufe genutzt werden: Der Check-in erfolgt dann online, der digitale Zimmerschlüssel wird bereits vor der Ankunft aufs Handy geschickt.

In den Zimmern wartet statt der klassischen Hotelmappe mit austauschbaren Inhalten auf Papier vielfach bereits ein Tablet, das alle relevanten Informationen für den Aufenthalt bereithält. Neben Gastro-Infos, Öffnungszeiten oder dem Spa-Programm kann der Gast je nach Konfiguration im Netz surfen, in Online-Zeitungen blättern, TV-Sendungen schauen oder Spiele nutzen. Das gute alte Zimmertelefon ist obsolet: Auch das persönliche Gespräch mit der Rezeption wird vom digitalen Helferlein aus möglich.

Veranstalter in Business-Hotels nutzen die direkte Ansprachemöglichkeit von Teilnehmern, um via Zimmer-Tablet über das Programm, Referenten oder Änderungen im Ablauf zu informieren. Displays in der Lobby und vor den Tagungsräumen geben Orientierung. Sie zeigen jeweils ganz aktuell die Belegung, Infos zur Konferenz oder aktuelle Verkehrsinformationen an.

Für die meisten Geschäftsreisenden ist der individuelle Zugriff auf das eigene Mailpostfach und Firmendaten ebenso wie der interne Austausch von Informationen mit Kollegen essenziell. Um Anwendungen und Clouddienste nutzen zu können, steht in der Regel das WLAN-Netz des Tagungshotels zur Verfügung. Doch vor allem beim – in der Regel ja notwendigen – Zugriff auf unternehmensrelevante Daten sollten Mitarbeiter unterwegs Vorsicht walten lassen. Offene Netzwerke erhöhen die Gefahr eines Angriffs mit Schadsoftware oder des Diebstahls von Daten. Abhängig von den Einstellungen des Hotels ist der eigene Rechner im Netzwerk für andere Nutzer zu sehen – und angreifbar. Im Netzwerk- und Freigabecenter sollte das WLAN daher als öffentlich angegeben werden. Die Netzwerkerkennung sollte in den Einstellungen ausgeschaltet, die Datenfreigabe deaktiviert werden.

Ist die Tagung vorüber, der Kundentermin absolviert, checkt der Hotelgast mancherorts inzwischen auch mobil aus. Sich dennoch höchstpersönlich freundlich an der Rezeption zu verabschieden, bleibt zum Glück jedem unbenommen.

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Journalist

Chan Sidki-Lundius

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