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Prozesse 2.0

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung ist wesentlicher Bestandteil ihrer Modernisierung und gesetzlich vorgegeben.

Elektronische Vorgänge und Verfahren sollen die Arbeit von Behörden und öffentlichen Einrichtungen einfacher, effektiver und sicherer machen. Weniger Bürokratie und Kosten, mehr Zeit für steigende Anforderungen und Bürgernähe. Doch bevor Prozesse digitalisiert und gegebenenfalls automatisiert werden können, müssen sie zunächst analysiert und optimiert werden.

Als wirksames Werkzeug hierfür hat sich die Methode des Prozessmanagements etabliert. Durch Identifizierung, Einordnung und Dokumentation von Prozessen ermöglicht diese ganzheitliche Analyse Transparenz und ein klares Prozessverständnis in Bezug auf Geschäftsabläufe, Zuständigkeiten und Tätigkeiten. Bestehende Prozesse werden detailliert herausgearbeitet und in ihrem Ablauf genauestens hinsichtlich ihrer Stärken und Schwächen analysiert. Teilprozesse werden nach Relevanz priorisiert, eventuelle Schnittstellen identifiziert. Auf dieser Basis wird dann Optimierungspotential erarbeitet. Beispielsweise können redundante Bearbeitungsschritte eliminiert, lange Liegezeiten verhindert und Abläufe generell verschlankt werden. Die darauf aufbauende Entwicklung von Soll-Prozessen ermöglicht weitere Schritte Richtung Digitalisierung. Auf diese Weise hilft Prozessmanagement, Zeit und Kosten einzusparen und die Effizienz von Verwaltungen um ein Vielfaches zu steigern.

Um die häufig komplexen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen, empfiehlt sich die Einbeziehung erfahrener externer Berater. Sie unterstützen Verwaltungen dabei, aus eigener Kraft mit den gemeinsam erarbeiteten Ergebnissen aus der Prozessanalyse ihre Strukturen und Prozesse zu modernisieren. Damit ist die Grundlage zur Digitalisierung geschaffen. Text: Kirsten Schwieger

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Journalist

Kirsten Schwieger

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