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Immer wichtiger wird die Frage nach den technischen Möglichkeiten. Gibt es Glasfaserkabel mit hoher Leistungsfähigkeit in sämtlichen Räumen für eventuelle Live-Schaltungen? DIGITALISIERUNG

Mobile Medien pushen Conventions

Gut vernetzt zu sein ist heute im Job genauso wichtig wie fundiertes Wissen zu haben. Auf Kongressen verschmelzen beide Bereiche miteinander.

Veranstaltungen und Kongresse sind beliebte Termine für jedes Unternehmen. Doch große Verbandskongresse oder alteingesessene Messen sind keine Selbstläufer mehr: Steigende Arbeitsbelastung und hoher Kostendruck führen zu kritischer Prüfung einer jeden Reise dorthin. Was bietet sie an verwertbarem Zusatzwissen und an Austauschmöglichkeit, damit die Teilnehmer am Ende sagen werden, sie war ihr Geld wert?

Das Smartphone dringt nicht nur immer tiefer in unser Privatleben vor, auch im beruflichen Leben spielt es eine immer wichtigere Rolle. Informationen und „Appetizer“, die bereits vor Beginn der Veranstaltung an die Teilnehmer gesendet werden, interaktive Beteiligungen, sofortiges Feedback und intensive Nachbereitung samt neuen Ergebnissen vermischen sich auf eigens gebildeten Plattformen und sorgen für kompakt aufbereitetes Wissen.

Die moderne Technik kann zwar Meetings ersetzen, in denen es um reine Wissensvermittlung geht, denn das könnte zukünftig verstärkt auf elektronischem Wege vermittelt werden. Letztlich kann moderne Technik aber auch dafür sorgen, dass Teilnehmer verstärkt kommen, denn laut einer Studie der International Association of Exhibitions and Events (IAEE) liegt die Zukunft von Meetings im Einsatz mobiler Computernutzung, Drahtlostechnologien und sozialer Medien. Und mit diesen lässt sich so einiges auffahren, was alle Teilnehmer einbindet und für Emotionen sorgt. Zudem gehen Experten davon aus, dass Storytelling immer wichtiger wird. Rein funktionelle Events funktionieren heute nicht mehr, selbst kleine Veranstaltungen brauchen ein Storytelling-Konzept. Die Location sollte an sich schon besonders sein und möglichst über mehrere Räume verfügen: zum Empfang, zum Essen, zur Präsentation.

Schnelle Erreichbarkeit sowohl des Veranstaltungsortes wie auch des Hotels sind nach wie vor die wichtigsten Kriterien, gefolgt von politischer Sicherheit und Bettenkapazität. Immer wichtiger wird die Frage nach den technischen Möglichkeiten. Gibt es Glasfaserkabel mit hoher Leistungsfähigkeit in sämtlichen Räumen, mit der sich auch große Kapazitäten schicken lassen? Und ein dauerhaft WLAN-fähiges Netz? Wie gut funktionieren Life-Zuschaltungen, beispielsweise, wenn vor einer Gruppe von Fachärzten eine Operation in Echtzeit übertragen wird? Ärzte machen nach wie vor eine große Zielgruppe aus, weil hier die Kommunikationsintensität traditionell sehr hoch ist und Forschung und Entwicklung immer mehr Kommunikation und Austausch erfordern.

Laut Sonderauswertung des Meeting-& Event Barometers 2015/16 beschäftigten sich Travel Manager der befragten VDR-Unternehmen verstärkt mit der Buchung von Meetings und Events. Und da lässt sich die Branche nicht bitten: Mehr als die Hälfte verfügt über mehr als eine Million Euro Handlungsspielraum, jeder fünfte kann sogar mehr als fünf Millionen Euro ausgeben.

„Die Schnittstellen zwischen dem Travel- und dem Veranstaltungsmanagement der Unternehmen nehmen immer mehr zu“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom. „Für viele Travel Manager gehört die Abwicklung von Veranstaltungen bereits zum Alltag.“

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Journalist

Katja Deutsch

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