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Steuern? Ein Thema bei dem junge Menschen oft verzweifeln und gern auf Hilfe zurückgreifen. FINANZEN

GoBD – Es drohen neue Gefahren im Steuer-Dschungel

Das deutsche Steuersystem ist oft nicht zu durchschauen. Immer wieder kommen neue Vorschriften und Novellierungen. Da ist es schwer, den Überblick zu behalten und keine Fehler zu machen, die am Ende richtig teuer werden können.

„Es lohnt sich, eine Lösung einzusetzen, die GoBD-testiert ist.“

Der Finanzminister Wolfgang Schäuble und seine Behörde machen Ernst. Schon vor längerer Zeit wurde im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen eine Novellierung abgestimmt. In den so genannten GoBD, die Grundsätze zu ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, müssen ab dem 01. Januar 2017 alle steuerrelevanten Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie nicht veränderbar sind.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Rechnungen als Word-Dokument verschickt wurden. So müssen alle elektronischen Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahrt werden und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Ein Problem, das viele kleine Unternehmen und Selbstständige plötzlich trifft.


Günter D. Alt, ehemaliger ZDF WISO Steuerexperte


„In „Word“ verfasste Rechnungen, per Tabelle verbuchte Einnahmen und Ausgaben oder nicht digital gesicherte Originale von Eingangsrechnungen werden bei der Steuer nicht mehr anerkannt. Im Falle einer Prüfung darf das Finanzamt dann, auch rückwirkend bis zu fünf Jahre, Gewinne und Verluste schätzen. Und noch schlimmer: sämtliche Vorsteuern, die abgezogen wurden, zurückfordern. Das kann also teuer werden ... Daumenwert: etwa 20 Prozent mehr“, so der ehemalige ZDF WISO Experte Günter D. Alt.

Ein Schlag ins Kontor für viele kleine Unternehmen, Freelancer und andere Freiberufler. Das sind immerhin mehr als fünf Millionen Firmen oder Personen. Der Fiskus trägt damit der zunehmenden Digitalisierung durchaus Rechnung. Die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher werden immer mehr in elektronischer Form geführt.

„Darüber hinaus werden in den Unternehmen zunehmend die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischer Form (z. B. als elektronische Dokumente, etwa PDF) aufbewahrt. Nach § 140 AO müssen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten das Steuerrecht erfüllen, das heißt, auch die Möglichkeit der digitalen Prüfung durch das Finanzamt. Letztlich wurden auf 37 Seiten 183 Einzelvorschriften zusammengefasst und konkretisiert, die teilweise bereits vorher bestanden“, erklärt Günter D. Alt.

Eigentlich müssten die Steuerberater in Deutschland über das Thema offensiv informieren. Auch in den Medien gab es kaum Hinweise auf die seit dem 01.01.2017 geltenden neuen Bestimmungen. Das Gesetz ist schon im Januar 2015 in Kraft getreten, bis jetzt galt eine Übergangsfrist. Der WISO Experte Günter D. Alt hat dafür eine Erklärung: „Erstens tun sich viele Steuerberater mit den neuen Vorschriften selbst noch schwer. Als ich für die ersten zwei Seminare zu diesem Thema Referenten gesucht habe, haben zwei Dutzend namhafte Experten mit dem Argument abgewunken, ihre Terminkalender seien übervoll mit Schulungsterminen für Steuerberater; zweitens (das wird kein Steuerberater gerne zugeben), sehen manche Steuerberater darin ein neues oder zusätzliches Geschäftsfeld nach dem Motto: bring alles zu mir, ich mach das mit meinen DATEV-Systemen zuverlässig nach GoBD ... Du brauchst Dich um nichts zu kümmern, musst nur meinen Service bezahlen.“

Die Finanzämter werden also nur noch wenige Arten von Dateien anerkennen. Ein großer Aufwand der betrieben werden muss, um seine Steuererklärung GoBD-Konform abzugeben. Daten und digitale Belege müssen unveränderbar abgespeichert werden. Ist dennoch eine Änderung (z.B. Storno) oder eine Ergänzung erforderlich, muss diese protokolliert und in einer Änderungshistorie erfasst werden und nachvollziehbar sein. Das benutzte Programm muss mittels einer Verfahrensdokumentation erklärt sein. Hierin muss z.B. die unveränderliche „Festschreibung“ der Aufzeichnungen beschrieben sein. Das Programm muss eine digitale Schnittstelle für den Datenzugriff des Finanzamts bereithalten (spezielles Format). Belege und Aufzeichnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

„Es kommt weniger auf den Dateityp an (doc, xls, PDF usw.), als darauf, dass die Dateien für 10 Jahre revisionssicher (das heißt unveränderbar oder mit automatischer Änderungshistorie) aufbewahrt werden und bei Bedarf von den Finanzbehörden automatisch gelesen und ausgewertet werden können. Das geht auf dem eigenen PC praktisch nicht mehr“, erklärt Günter D. Alt. Inzwischen hat auch der Markt für Steuer- und Buchhaltungssoftware reagiert. Wichtig ist aber, dass die Belegerfassung sowie die Verbuchung der Einnahmen und Ausgaben der GoBD entsprechen. 

„Wer dort schon Fehler macht, kann später – etwa, wenn es zu einer Prüfung durch das Finanzamt kommt – auch mithilfe des Steuerberaters nicht mehr „heilen“, dann ist das Kind bereits in den Brunnen gefallen. Deshalb lohnt es sich, eine Lösung einzusetzen, die GoBD-testiert ist“, rät der ZDF WISO Experte und weiter: „Die Software sollte von einer anerkannten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf das Einhalten der GoBD geprüft sein. Dann sind Sie auf der „revisionssicheren Seite“. Solche Lösungen gibt es schon für 50 Cent pro Tag am Markt und das ist vermutlich günstiger als wenn das Finanzamt sie plötzlich einschätzt.“

Fakten

Fakten

Der Markt für Steuersoftware ist umfangreich und groß. Wer auf der sicheren Seite sein will, sollte eine Software nutzen, die von einem anerkannten Wirtschaftsprüfungsinstitut auf die Einhaltung der GoBD geprüft ist.

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Journalist

Jörg Wernien

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