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Immer mehr Tagungshotels stellen um und erweitern ihre Systeme, um Tagungspreise und Verfügbarkeiten in Echtzeit anzuzeigen. BUSINESS MOBILITY

Digitalisierung im Tagungsbereich

Für viele Berufstätige gehören Auswahl und Buchen eines Tagungshotels zur Routine – für ein Seminar, das nächste Führungskräftetreffen oder das Vertriebsmeeting.

Doch wie findet man eigentlich ein geeignetes Tagungshotel? Anzahl der Teilnehmer, Größe des oder der Veranstaltungsräume, Ausstattung und Erreichbarkeit sind neben dem finanziellen Aspekt wesentliche Punkte, die bei der Auswahl beachtet werden müssen.

Gibt man bei Google den Begriff „Tagungshotel“ in einer bestimmten Stadt ein, erhält man mehrere Tausend Vorschläge. Diese konsequent durchzuarbeiten würde Wochen dauern und steht in keinem Unternehmen der Welt ernsthaft zur Debatte. Bestimmte Buchungsportale helfen zwar bei der Übersicht, indem sie vergleichbare Angebote herausfiltern, sie überschütten jedoch die Hotellerie mit Anfragen – denn pro gesuchtem Tagungshotel werden mindestens zehn Anfragen an mögliche Anbieter versendet, von denen letztendlich nur ein einziger den Zuschlag erhält. Der Prozess bleibt unbefriedigend und wenig effizient und wird vor allem von der Generation der „Digital Natives“ immer weniger akzeptiert.

Denn unsere Welt ist „On Demand“, unser Leben wird immer mehr vernetzt und automatisiert und somit Tag für Tag etwas schneller. Dieser beschleunigte Alltag verändert unsere Gewohnheiten auf grundsätzliche Art und Weise. Wir wollen nicht mehr drei Wochen auf die Lieferung einer Bestellung warten, wir wollen sie möglichst sofort. Auch Nachrichten oder Filme wollen wir sofort sehen – wenn wir auf dem Heimweg sind, am Flughafen warten müssen oder im Bett liegen. Warum also sollte man nicht auch Tagungshotels sofort buchen können? Denn obwohl viele Tagungsanfragen inzwischen über digitale Kommunikationswege ablaufen, ist der Angebotsprozess dahinter nach wie vor manuell, umständlich und langwierig.

Doch langsam scheint die Branche aufzuwachen, denn immer mehr Tagungshotels stellen um und erweitern ihre Systeme, um Tagungspreise und Verfügbarkeiten in Echtzeit anzuzeigen – und zwar auf ihrer hoteleigenen Webseite. „Tagungen in Echtzeit online zu buchen, ist die Zukunft“, sagt Gabriele Schulze von marketing4results. Hotels offerieren digital sich selbst anpassende Tagungsangebote mit optimierten Raten und systematisiertem Revenue- Management, Kunden können Tagungen selbstständig anhand ihrer Bedürfnisse konfigurieren und direkt buchen. Ein erster Schritt in Richtung Effizienz und „Sofortness“, den auch Tagungseinkäufer sehr positiv bewerten, indem sie ihre Buchungsprozesse an die Vorteile von Verfügbarkeiten und Echtzeitpreisen anpassen. Bisher funktioniert diese Echtzeitbuchung nur für einen kleinen Bereich, doch in zwei bis drei Jahren wird das ganz anders aussehen, ist sich Haakon Herbst, Präsident und Geschäftsführender Vorstand der HSMA Deutschland e.V. und Inhaber und Geschäftsführer von Hotelfriends.de, sicher: „Als Vertragskunde der gängigen, großen Portale habe ich jetzt schon die Möglichkeit, online alle relevanten Produktangebote zu bekommen – mit relativ guter Marktabdeckung und entsprechendem Content.“ Die Digitalisierung im Individualbereich liefert mit einem Nachlauf von etwa zehn Jahren die Blaupause für die Digitalisierung im Tagungsbereich. Doch die Marktdurchdringung wird viel schneller statt finden, weil der grundsätzliche Ablauf bekannt ist.

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Journalist

Katja Deutsch

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