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„Die digitale Akte ist einer der wichtigsten Branchen-Trends für 2017.“ – Bitkom e.V. PERSONAL

Die Digitalisierung des Personalwesens

Wie die digitale Personalakte und Human Resources Komplettlösungen das Personalmanagement optimieren – und was sie alles können sollten. 

Die Digitalisierung der Arbeitswelt und des Arbeitsmarktes schreitet weiter voran und bringt neue Herausforderungen und Aufgaben für Human Resources (HR) Abteilungen. Erfolgreiche Unternehmen nutzen die tiefgreifenden Umstrukturierungen der digitalen Transformation für die Neuorganisation ihrer betrieblichen Arbeitsweisen sowie den Umgang mit ihren Mitarbeitern.

Um administrative HR-Prozesse effizient zu gestalten, bedarf es einer passenden Software. Umfassende Komplettlösungen helfen, Prozesse zu automatisieren und die Abläufe in der Personalabteilung zeitsparend zu optimieren. Im Zentrum steht hierbei die elektronische Personalakte. Gute Systeme sollten jedoch noch mehr als die digitale Verwaltung von Personaldaten beherrschen, denn die Anforderungen an die HR-Abteilungen sind heutzutage komplexer denn je: Deren Aufgabenspektrum reicht von der Personalplanung über HR-Marketing und Recruiting bis hin zur Personal- und Organisationsentwicklung, Talent Management und Lohnbuchhaltung. So sollte die Software sämtliche HR-relevanten Dokumente in einer digitalen Arbeitgeberakte erfassen können. Individuell buchbare Module mit stetig weiterentwickelten Zusatzfunktionen ermöglichen flexibles Personalmanagement. Effiziente Suchfunktionalitäten, leistungsfähige Reporting-Funktionen sowie ein ausgeklügeltes Rollen- und Rechtemanagement runden zukunftsfähige Komplettlösungen ab.

Eine digitale Personalakte für jeden Mitarbeiter rechnet sich für Firmen ab 20 Mitarbeitern – oder für Unternehmen, die schnell wachsen wollen. Ab 100 Angestellten ist sie ein Muss. Laut 7. ECM-Barometer des Digitalverbandes Bitkom halten 37% der befragten Unternehmen digitale Akten, wie die elektronische Personalakte, für den Top-Trend dieses Jahres. Insbesondere Unternehmen mit mehreren Standorten bietet die digitale Akte große Vorteile, da ortsunabhängig auf sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter zugegriffen werden kann. Gespeichert werden in der Regel Kontakt- und Vertragsdaten sowie Gehaltsinfos. Auch Schriftverkehr, E-Mails, Telefonnotizen sowie gescannte Dokumente können dort abgelegt werden. Mitarbeiter können in ihr eigenständig Urlaubszeiten und Abwesenheiten verwalten. Zeiterfassung und Schichtenplanung lässt sich somit unkompliziert erledigen. Die sensiblen Personaldokumente liegen sicher und datenschutzkonform auf verschlüsselten Servern. Nur befugte Personen dürfen auf die Informationen zugreifen.

In ausgereifteren Systemen lassen sich zudem Aus- und Fortbildungsinformationen, die Entwicklung des Mitarbeiters und seine fachlichen und menschlichen Fähigkeiten ablegen und auswerten. Auch Daten zu Krankenversicherung und Altersvorsorge oder eine komplette Inventarverwaltung können in der digitalen Personalakte hinterlegt werden. Zudem lässt sich die elektronische Akte mit Prozessen wie Gehaltszahlungen oder dem digitalen Bewerbermanagement verknüpfen. So können nicht nur Stellenanzeigen mit der Software erstellt und veröffentlicht werden, sondern sämtliche Bewerber in allen Recruiting-Phasen verwaltet werden. Selbst der Arbeitsvertrag kann im Anschluss digital unterzeichnet werden.

Fakten

Fakten

Die Anforderungen für eine ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente sind im Bundesdatenschutzgesetz vom 1. Januar 2015 festgeschrieben. Dazu zählen Datensicherheit, Verschlüsselung, Datenzugriff genauso sowie Nachprüfbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten.

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Journalist

Kirsten Schwieger

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