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Besser planen mit professionellem Workforce Management und Workflow Management

Mit an die Unternehmensbedürfnisse angepasster Software lassen sich bei Arbeitsabläufen und der Planung und mobilen Anbindung der Mitarbeitereinsätze Zeit und Kosten sparen.

„Alle wichtigen Personal-dokumente werden in einem System zusammen-geführt und dabei rechtssicher gespeichert.“

Ob im Callcenter oder in der Produktionshalle – eine möglichst genaue Planung über das zu erwartende Arbeitsaufkommen samt daraus resultierendem Personalbedarf ist eine existentielle Bedingung für erfolgreiches Agieren am Markt. 

Viele Unternehmen arbeiten mittlerweile mit Workforce Management-Software (WFM), die mittlerweile auch als App zur Verfügung steht. Die Umstellung ist sinnvoll, weil im Zuge der digitalen Transformation zunehmend Funktionen verschmelzen: Qualitäts- und Auftragsmanagement, Materiallogistik und Personalwirtschaft sowie klassische CRM-Funktionen greifen immer mehr ineinander.

Bereits ab ungefähr 40 Mitarbeitern kann sich die Einsatzplanung mit einer solchen Software rechnen, die Umsetzung dauert durchschnittlich drei bis sechs Monate und hat sich im Schnitt bereits nach einem bis anderthalb Jahren amortisiert. Als Cloud-Lösung im Mietmodell sind solche Lösungen schon innerhalb von wenigen Tagen einsatzbereit.

Die Mehrheit der WFM-Angebote zur Einsatzplanung und Anbindung mobiler Mitarbeiter basieren auf einer Standard-Software, die auf individuelle Wünsche im Unternehmen zugeschnitten und erweitert wird, deshalb können Unternehmen mit der richtigen Planung und Umsetzung einer Workforce Management-Strategie viel Zeit, Geld und Nerven sparen. Zudem optimieren sie damit die Transparenz und Auslastung ihrer Ressourcen und verbessern die Kundenzufriedenheit. 

Beim Workflow Management dagegen werden die arbeitsteiligen, wiederkehrenden Aufgaben, Verarbeitungseinheiten und deren Arbeitsabläufe und Datenflüsse festgelegt. Dazu werden zu Beginn einer jeden Aktion als erstes die Bedingungen erkannt und erfüllt, bevor die Aktion verrichtet werden kann. Beim Workflow Management werden demnach neben der Tätigkeit an sich auch Mitarbeiter, Maschinen, Werkzeuge und Betriebsmittel unter die Lupe genommen; ebenso zeitliche Abhängigkeiten wie Reihenfolge, Dauer, und gegebenenfalls Gleichzeitigkeiten. 

Auch dieser Teil des Geschäftsprozesses kann durch passende Software erleichtert werden. Mit einem Workflow-Management-System (WfMS) lassen sich arbeitsteilige Prozesse einfacher und übersichtlicher steuern. Dabei werden die Qualität der Prozesse verbessert, Arbeitszeit und somit Kosten reduziert, Informationsverfügbarkeit und Transparenz dagegen erhöht. Auch die Dokumentation von Entscheidungen wird dabei analysiert. Wo hakt es warum – und wie lässt sich das verhindern? Mit implementierter Workflow Management Software lassen sich Schwachstellen schnell erkennen und daraufhin rasch beheben. Gerade im digitalen Personalmanagement lohnt sich der Einsatz, denn hier werden alle wichtigen Personaldokumente in einem System zusammengeführt und dabei rechtssicher gespeichert. Autorisierte Mitarbeiter können schnell und unkompliziert darauf zugreifen und müssen nicht mehr in fünf verschiedenen Ordnern suchen. Bei der Einführung eines Workflow-Systems sollte darauf geachtet werden, dass das Unternehmen in verschiedenen Bereichen wachsen könnte, was die problemlose Integration neuer Technologien erfordert. 

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Journalist

Katja Deutsch

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